Case: EUC Nord spotter rengøringsmangler med ServiceTjek

Når man køber en serviceydelse som rengøring hos en ekstern leverandør, er det ikke altid lige let at sikre, at rengøringen lever op det niveau, der er aftalt i kontrakten. Især ikke når man som EUC Nord råder over arealer på mere end 70.000 kvadratmeter fordelt på 8 adresser i Hjørring og Frederikshavn.

Derfor har den nordjyske erhvervsskole siden 2010 brugt Servicemægleren til at foretage løbende kontroller af rengøringsniveauet i skolens bygninger – såkaldte ServiceTjek. Tidligere var det skolens pedeller og servicemedarbejdere, der stod for at kontrollere niveauet. Men det gav en udfordring, fortæller Hans Jørgen Nielsen, Service- og bygningschef for EUC Nord.

”Vores medarbejdere er jo ikke uddannede til at vurdere, om rengøringen bliver gjort efter forskrifterne, og vi har ikke tid til at gå lokalerne så grundigt og detaljeret igennem, som Servicemægleren gør under et ServiceTjek,” siger han.

Rapport dokumenterer fejl og mangler

ServiceTjek foregår typisk ved, at Servicemægleren et antal gange om året kommer på uanmeldte besøg på EUC Nords adresser og tjekker op på rengøringsniveauet. Straks efter kontrollen får EUC Nord en udførlig rapport over eventuelle fejl og mangler, som blev observeret under besøget – dokumenteret med billeder.

”Vi oplever, at hvis vi ikke holder øje med rengøringsniveauet, så falder det. Med Servicemæglerens rapporter kan vi konfrontere rengøringsleverandøren med manglerne, så der bliver rettet op på dem. Det giver også en ro og tryghed for vores pedeller og servicemedarbejdere, for så er det ikke dem, der skal diskutere med rengøringsassistenterne om niveauet,” siger Hans Jørgen Nielsen.

Står stærkere i dialogen med leverandøren

Med Servicemægleren på sidelinjen har skolen også et stærkere kort på hånden i dialogen med leverandøren.

”For nogle år siden oplevede vi for eksempel en række problemer med rengøringen på en af vores adresser i Hjørring, og dialogen med rengøringsleverandøren var kørt fast. Vi mente, at de skulle levere en bedre ydelse, mens de selv mente, at vi også havde en stor del af ansvaret for problemerne. Men så kom Servicemægleren på banen som uvildig mellemmand og mæglede imellem os og leverandøren, så vi fik en god dialog, og i sidste ende et positivt udfald,” fortæller Hans Jørgen Nielsen.

Rådgivning om udbud sparer ressourcer

EUC Nord bruger også Servicemægleren som konsulent til at køre udbud på rengøring og rådgive herom.

”Vi kunne måske godt selv håndtere vores udbudsprocesser, men det ville tage uforholdsmæssig meget tid, for det er ikke der, vores ekspertise ligger – hvorimod Servicemægleren ved, hvad de snakker om, når det kommer til udbud og rengøring. Så vi sparer nogle ressourcer, og vi er samtidig sikre på, at udbuddet bliver kørt efter bogen. Det giver os en tryghed. Derudover sparer vi penge ved at have udbud og efterfølgende kontrol samlet hos én leverandør,” siger Hans Jørgen Nielsen.

Da en rengøringskontrakt jo typisk strækker sig over en årrække, er det i sagens natur ikke hver uge, at der skal foretages et udbud. Men via ServiceTjek holder Hans Jørgen Nielsen og Servicemægleren alligevel kontakten.

”Jeg kan godt lide at have et tæt forhold til vores samarbejdspartnere, for det giver en bedre forståelse for, hvad vi har brug for, og hvad de kan hjælpe med. Den løbende dialog, vi har med Servicemægleren i forbindelse med ServiceTjek, betyder, at de kender vores behov og ved, hvad vi forventer.”