Case: Fast kontrol sikrer Metropol kvalitet i rengøringen

Hver dag kommer og går 1.100 medarbejdere og 10.000 studerende på Professionshøjskolen Metropol i København. Med 7 ejendomme på i alt 75.000 kvadratmeter rundt omkring i hovedstaden kan det være særdeles svært at sikre, at man får den rengøring, man betaler for.

Derfor har Metropol en løbende aftale med Servicemægleren om inspektion og kontrol af rengøringsniveauet – en såkaldt ServiceTjek-aftale.

”Det er vigtigt for os at få fulgt op på vores rengøring, så vi får det niveau, vi betaler rengøringsselskaberne for. Med Servicemægleren som uvildig opmand får vi en objektiv vurdering af rengøringsstandarden og et samlet billede af, hvordan det går med vores rengøringsaftaler,” siger Søren Bagge, bygningschef hos Metropol.

Et stærkt argument over for rengøringsselskabet og kollegerne

Helt lavpraktisk foregår det ved, at Servicemægleren kommer ud og inspicerer alle lokaler et antal gange om året og dokumenterer rengøringsniveauet. Når Servicemægleren har inspiceret en lokation, modtager Søren Bagge samme dag en rapport over eventuelle fejl og mangler.

Rapporten indeholder også en karakter for rengøringsniveauet på den enkelte lokation, så Søren Bagge kan se, om niveauet stemmer overens med det niveau, der er beskrevet i kontrakten med rengøringsleverandøren.

”Servicemæglerens inspektion og rapport giver mig et stærkt fagligt argument i dialogen med leverandøren. Hvis jeg kan se i rapporten, at rengøringsniveauet ligger væsentligt under det aftalte niveau, så slipper jeg for at skulle diskutere med leverandøren om, hvorvidt varen bliver leveret eller ej,” siger Søren Bagge.

Han bruger også ServiceTjek til at skabe intern ro i organisationen.

”Der er ofte delte meninger om, hvor meget der skal gøres rent på en institution som vores. Men med ServiceTjek kan jeg dokumentere over for kollegerne, at vi rent faktisk får den service, vi betaler for. Det giver mig ro på bagsmækken,” siger han.

Systematisk udbud sparer Metropol 4 millioner om året

Metropol får også hjælp af Servicemægleren til at sende professionshøjskolens rengøring og vinduespolering i offentligt udbud. Servicemægleren er med i udbudsprocessen fra start til slut og hjælper blandt andet med at definere rengøringsbehovet, udarbejde udbudsmaterialet, vægte rengøringsselskabernes bud ud fra objektive kriterier og vurdere, om buddene er realistiske.

”Den systematiske udbudsproces har reduceret vores omkostninger til rengøring med godt 30 procent – fra omkring 12 millioner om året til 8 millioner. Og rengøringsstandarden er ikke blevet dårligere,” siger Søren Bagge.

”Servicemægleren taler det samme sprog som rengøringsselskaberne, så de kan omsætte vores ønsker og behov til konkrete rengøringsløsninger. Det sikrer, at vi får den rigtige kvalitet til den rigtige pris.”

Effektivt og ukompliceret samarbejde

Som bygningschef med ansvar for drift og vedligeholdelse af alle bygninger og udendørsarealer har Søren Bagge nok at se til i dagligdagen. Derfor er det vigtigt for ham, at rengøringen ikke fylder for meget i hverdagen.

”Jeg har ikke ressourcerne til at bruge meget krudt på at administrere og efterse vores rengøring. Samarbejdet med Servicemægleren løfter rigtig meget arbejde af mine skuldre og giver os en sikker løsning,” siger Søren Bagge.

Han sætter pris på, at han altid kan give Servicemægleren et kald og få svar på sine faglige spørgsmål.

”En af de allervigtigste parametre for mig i samarbejdet med Servicemægleren er den høje grad af personlig service. Jeg kan få fat i dem, når jeg har brug for det, og der er kort fra ord til handling,” siger Søren Bagge.

”Vi havde for eksempel en episode med en ejendom, hvor der var regulært beskidt, og hvor rengøringsselskabet kom med dårlige undskyldninger. Så tog jeg fat i Servicemægleren, og næste morgen foretog de en kontrol og afleverede en rapport til mig. Den kunne jeg vise til leverandøren, der efterfølgende rettede ind. Det kalder jeg en effektiv og ukompliceret sagsgang,” siger Søren Bagge.