Efter flere års samarbejde med en ekstern leverandør ønskede boligorganisationen at få større kontrol og fleksibilitet over rengøringsopgaven. Med vores bistand blev målet at sikre en gnidningsfri overgang til intern drift, hvor kvaliteten blev opretholdt, og hvor organisationen fik ejerskab over egne processer. For at løse opgaven på bedst muligvis inddelte vi processen i fire faser.

Fase 1 | Planlægning og områdefordeling

Processen begyndte med en grundig kortlægning og opdeling af bygningsmassen, som omfattede alle de områder, der tidligere blev serviceret af en ekstern leverandør. Ved at anvende tegningsmateriale fra udbudsprocessen og de kravspecifikationer, der tidligere var anvendt, kunne vi præcist normere rengøringsopgaven og definere områder samt arbejdsplaner. Det var vigtigt at sikre, at boligorganisationen havde et klart billede af, hvordan opgaven kunne organiseres bedst muligt.

I tæt samarbejde med organisationen identificerede vi også behovet for nødvendigt udstyr og maskinpark, herunder indkøb af rengøringsmidler og inventar. Fokus var at skabe en effektiv arbejdsfordeling, så hver medarbejder vidste præcis, hvad der skulle gøres, og hvordan det skulle udføres. Resultatet var en plan, som sikrede, at den interne drift ville fungere problemfrit.

Fase 2 | Rekruttering af rengøringspersonale

For at sikre, at opgaven blev løftet med det rette engagement og de rette kompetencer, bistod vi boligorganisationen med at identificere den optimale profil for rengøringsassistenterne. Selvom organisationen selv stod for den endelige rekruttering, rådgav vi i forbindelse med vurdering af indkomne ansøgninger og gav input til at finde de bedst egnede kandidater.

Denne tilgang gav boligorganisationen mulighed for at finde medarbejdere med de rette kvalifikationer og værdier – hvilket var essentielt for at sikre en glidende overgang og et højt kvalitetsniveau fra dag ét.

Fase 3 | Implementering og oplæring

Da de rette medarbejdere var ansat, trådte vi ind i implementeringsfasen. Her blev de nye rengøringsassistenter introduceret til den struktur og de arbejdsplaner, der var defineret i den forudgående planlægningsfase. Vi sikrede, at de havde den nødvendige viden om alt fra valg af rengøringsmidler og anvendelse af rygstøvsugere til de metoder og procedurer, der ville sikre effektivitet og kvalitet.

Derudover klædte vi boligorganisationens ejendomsleder på til rollen som overordnet leder for rengøringspersonalet. Ved at opbygge stærk ledelse og sikre, at alle medarbejdere forstod deres opgaver og ansvarsområder, blev grundlaget lagt for en effektiv og motiveret arbejdskultur.

Fase 4 | Opfølgning og kvalitetssikring

Efter implementeringen var afsluttet, fulgte vi op på, hvordan overgangen forløb. Skulle der opstå udfordringer med en eller flere af medarbejderne, stod vi klar til at tilbyde geninstruktion og løbende sparring. Målet var at sikre, at alle kom godt på plads og følte sig trygge i deres nye roller.

Vi arrangerede desuden en ekstern kvalitetsmåling 3-6 måneder efter opstart for at evaluere, hvordan løsningen fungerede i praksis. Denne måling gav boligorganisationen mulighed for at få dokumenteret indsigt i deres nye rengøringssetup og sikre, at kvaliteten levede op til de fastsatte krav.

Har du brug for hjælp til en lignende opgave?

Har din organisation behov for at tage en opgave hjem eller optimere en servicefunktion? Servicemægleren har den nødvendige erfaring og specialistviden til at guide jer sikkert gennem hele processen – fra strategisk planlægning og rekruttering til implementering og opfølgning. Kontakt os i dag for at høre mere om, hvordan vi kan skabe værdi og tryghed i jeres serviceaftaler.