En anonym kommune kontaktede Servicemægleren A/S for at få hjælp til at håndtere et udfordrende samarbejde med en leverandør af rengøringsydelser. Kommunen oplevede gentagne problemer med leverandørens kvalitet og ønskede at få belyst mulighederne for at sikre en kontraktuel opfølgning. Gennem en grundig kontraktgennemgang og strategisk kontraktstyring bistod Servicemægleren kommunen med at løse sagen på en effektiv og målrettet måde.

Kontraktgennemgang og vurdering af misligholdelse

Det første skridt var at gennemgå kommunens samlede kontraktmateriale. Servicemægleren analyserede kontrakten og vurderede, hvilke specifikke forhold der kunne håndhæves over for leverandøren. Det blev hurtigt klart, at der var flere punkter, hvor leverandøren ikke levede op til aftalen, hvilket gav kommunen et juridisk grundlag for at påtale misligholdelse.

Gennemgangen afslørede dog også, at nogle af forholdene krævede en mere strategisk tilgang, da de var komplekse og ville kræve særlig dokumentation og grundig forberedelse. Denne vurdering gav kommunen et klart billede af deres juridiske muligheder og hvilke områder, der ville kræve en særlig indsats.

Udarbejdelse af handlingsplan og processtyring

Efter gennemgangen udarbejdede Servicemægleren en detaljeret tids- og handlingsplan, som skitserede de nødvendige skridt frem mod en mulig opsigelse af kontrakten. Planen inkluderede både interne møder i kommunen for at sikre opbakning og koordinering samt møder med leverandøren for at drøfte problemerne og leverandørens mangler i forhold til kontrakten.

Denne handlingsplan blev også suppleret med juridiske skrivelser, som præciserede kommunens krav og forventninger til leverandøren. Servicemægleren sørgede for, at alle skrivelser og møder blev dokumenteret omhyggeligt, så kommunen stod stærkt, hvis sagen skulle udvikle sig yderligere.

Strategiske møder med leverandøren

I samarbejde med kommunen arrangerede Servicemægleren en række strategiske møder med leverandøren. Møderne fokuserede på at løse de mest presserende udfordringer og sikre, at leverandøren blev gjort klart opmærksom på konsekvenserne af deres misligholdelse. Gennem konstruktiv dialog og klare krav formåede kommunen, med Servicemæglerens støtte, at skabe et grundlag for at afslutte samarbejdet.

Efter gentagne drøftelser blev der opnået en aftale om både tidspunkt og rammerne for en økonomisk opgørelse af misligholdelsen. Aftalen gjorde det muligt for kommunen at opsige kontrakten og dermed hjemtage rengøringsopgaven.

Overgang og hjemtagelse af opgaven

Efter beslutningen om at afslutte samarbejdet med leverandøren bistod Servicemægleren kommunen med anbefalinger til, hvordan rengøringsopgaven bedst kunne hjemtages. Der blev udarbejdet en plan for overgangen, der sikrede, at kommunen kunne varetage rengøringsopgaven uden afbrydelser. Denne del af processen var essentiel for at sikre kontinuitet og opretholde kvaliteten, så kommunen hurtigt kunne etablere sin egen interne rengøringsordning.

Effektiv kontraktstyring og juridisk specialisering

Hele forløbet strakte sig over cirka to måneder og omfattede omfattende kontraktstyring og juridisk rådgivning. Kommunen valgte Servicemægleren som alternativ til et traditionelt advokatkontor, da Servicemægleren kunne tilbyde mere specialiseret rådgivning inden for kontraktstyring af rengøringsopgaver. Denne specialistviden gav kommunen et målrettet og præcist grundlag for håndtering af leverandørens misligholdelse og en hurtigere løsning på deres udfordringer.

Har din organisation leverandørproblemer?

Oplever din organisation også udfordringer i samarbejdet med en leverandør? Servicemægleren hjælper kommuner og offentlige institutioner med specialiseret kontraktstyring og misligholdelseshåndtering. Vi sikrer, at I står stærkt i enhver leverandørsag, så I får den kvalitet og service, I har krav på. Kontakt os i dag for at høre mere om, hvordan vi kan bistå jer med at skabe en stabil og professionel kontraktstyring og hjælpe jer med at undgå dyre kontraktbrud og utilfredsstillende samarbejder.