Udbud af facility management
Få en full-facility løsning med stordriftsfordele
Er den full-facility løsning, du betaler for, i tråd med den kvalitet, du modtager? Overvej muligheden for at optimere dit udbud af full-facility løsninger for at sikre, at du får mest muligt for pengene. Selvom du måske er tilfreds med den nuværende service, er der altid plads til forbedringer for at sikre den bedste værdi for dine investeringer.
Måske har I adskillige separate serviceaftaler, som kunne kombineres til én samlet aftale. Dette kan ikke blot resultere i stordriftsfordele, men også give jer én primær kontakt, hvilket kan effektivisere kommunikationen og sikre en mere gnidningsfri drift.
At gennemføre et udbud af facility management og full-facility services åbner op for en række fordele og muligheder, herunder konkurrencedygtige priser, forbedret servicekvalitet og øget fleksibilitet til at imødekomme jeres skiftende behov.
Her er hvad du kan forvente:
Vi styrer hele udbudsprocessen fra start til slut.
Vi identificerer, hvordan I kan opnå den bedst mulige løsning baseret på jeres specifikke behov.
Vi sikrer, at alle regler og love i forbindelse med udbuddet bliver overholdt.
Vi sørger for at I undgår at betale for meget for den løsning I får.
Konkrete overvejelser ved udbud af facility management
Det er afgørende at få veldefineret de enkelte ydelser, som indgår i opgaven. For at få et succesfuldt udbud skal tilbudsgiverne nemt kunne identificere omfanget af opgaven og hvad der skal løses.
Tildelingskriterier og evalueringsmodellen overvejes nøje, med fokus på at sikre en inddragelse af samtlige ydelser, således at der ikke er ydelser, som nedprioriteres eller helt udelades.
Der bør nøje overvejes, hvilke fordele man søger ved at samle de forskellige ydelser, herunder f.eks. one-point-of-contact, stordrift eller noget tredje, og dette bør kommunikeres til tilbudsgiverfeltet.
Full-facility løsninger kræver i højere grad et partnerskab mellem ordregiver og leverandør, og der kan derfor med fordel fastsættes klare rammer i kontrakten for, hvordan samarbejdet skal fungere i praksis.
Ovenstående opmærksomhedspunkter er selvfølgelig noget Servicemælgeren kan bistå med.
Hvad er full-facility?
En full-facility løsning indebærer, at flere serviceydelser bliver udført af én enkelt leverandør, der påtager sig det fulde ansvar for leverancen. Dette kan omfatte en bred vifte af tjenester, såsom rengøring, vinduespolering, vagtservice, måtteservice, gartnerservice, planteservice, kantinedrift, kaffeservice, vinterbekæmpelse, handyman-opgaver, receptionstjenester og meget mere.
Med en så omfattende opgaveliste er det afgørende at definere hver enkelt opgave præcist for at undgå, at omkostningerne løber løbsk. Dog kan det være en udfordring at udarbejde det rette udbud, især hvis man mangler ekspertise inden for både det juridiske og de relevante fagområder.
For at sikre en effektiv og vellykket udbudsproces er det vigtigt at have adgang til ekspertise, der kan hjælpe med at præcisere opgaverne, navigere gennem de juridiske krav og sikre, at den endelige løsning opfylder jeres behov og forventninger på bedst mulig vis.
Fordele ved udbud af facility management
Der findes en række fordele ved at lave ét stort udbud af alle virksomhedens eller organisationens facility services. Herunder beskriver vi nogle af de mange fordele:
Økonomisk effektivitet
Ved at samle flere tjenester under ét stort udbud kan virksomheden opnå stordriftsfordele og dermed potentielt opnå bedre priser og vilkår fra leverandørerne. Dette kan resultere i betydelige omkostningsbesparelser på lang sigt.
Øget kvalitet og sammenhæng
En samlet udbudsproces giver mulighed for at vælge en leverandør, der kan levere en integreret og sammenhængende facility management løsning. Dette kan resultere i en mere effektiv og konsistent serviceoplevelse, da leverandøren har et fuldt overblik over alle aspekter af virksomhedens faciliteter.
Reduceret administrativ byrde
Ved at gennemføre ét stort udbud i stedet for flere små udbud kan virksomheden reducere den administrative byrde forbundet med at håndtere flere separate kontrakter og leverandører. Dette frigør ressourcer og forenkler processen for både virksomheden og dens leverandører.
Bedre styring og kontrol
Med en samlet facility management løsning kan virksomheden opnå bedre styring og kontrol over sine faciliteter og serviceydelser. En enkelt leverandør kan være ansvarlig for koordineringen af alle aktiviteter og sikre, at de opfylder virksomhedens behov og forventninger.
Øget innovation og serviceforbedringer
En integreret facility management løsning giver mulighed for større innovation og serviceforbedringer, da leverandøren har et helhedsorienteret syn på virksomhedens behov og kan identificere muligheder for forbedringer på tværs af forskellige områder. Dette kan resultere i en mere effektiv og tilfredsstillende serviceoplevelse for virksomhedens brugere og ansatte.
“Da Sønderborg Varme besluttede at udbyde alle Facility Management opgaver, omfattende rengøring, vedligehold af udenomsarealer, vinterbekæmpelse, planter og vaskeriordninger på alle vores adresser, indgik vi et samarbejde med Servicemægleren.
Servicemægleren har håndteret hele processen meget professionelt, med glade, positive og fleksible medarbejdere. Deres materiale har været gennemskueligt, og møderne har været konstruktive. Servicemægleren har styret tidsplanen og vi er løbende blevet orienteret. Vi har været trygge i processen fra dag 1 og giver vores bedste anbefalinger.”
Margit Kohls Poltan
Økonomichef hos Sønderborg Varme
Generelle overvejelser ved facility-managementaftalen
Udbud af facility management adskiller sig på flere måder fra andre udbud af serviceydelser, hvilket giver nogle unikke overvejelser:
Kompleksitet af tjenester
Facility management dækker ofte et bredt spektrum af tjenester, herunder rengøring, vedligeholdelse, sikkerhed, catering, og mere. Dette gør udbuddet mere komplekst, da det kræver en omfattende forståelse af de forskellige servicebehov og hvordan de kan integreres effektivt.
Integration og samarbejde
En effektiv facility management løsning kræver ofte samarbejde mellem forskellige leverandører og tjenester. Dette stiller krav til koordination og integration af forskellige leverandører og serviceydelser for at sikre en sømløs drift.
Langsigtet partnerskab
Facility management indebærer ofte et langsigtet partnerskab mellem virksomheden og leverandøren, da mange af tjenesterne kræver kontinuerlig vedligeholdelse og support. Derfor er det vigtigt at overveje leverandørens evne til at levere på lang sigt, samt muligheden for at tilpasse løsningen til virksomhedens fremtidige behov.
Risikostyring
Da facility management dækker så mange forskellige områder, er der en øget risiko for uforudsete problemer eller fejl. Det er vigtigt at tage højde for risikostyring og nødplaner i udbuddet for at sikre en effektiv og pålidelig service.
Fokus på brugeroplevelse
Facility management påvirker direkte brugernes oplevelse af virksomhedens faciliteter og arbejdsmiljø. Derfor er det vigtigt at have fokus på brugeroplevelsen og sikre, at leverandøren har de rette kompetencer og ressourcer til at opfylde brugernes behov og forventninger.
Eksperter i udbud af facility management
Med Servicemægleren som din rådgiver får du en erfaren guide gennem udbudsjunglen, der sikrer dig den højeste kvalitet til den mest fordelagtige pris, når du skal igennem udbudsprocessen for facility management.
Som specialister inden for udbud af facility management er vi i stand til at assistere virksomheder gennem alle faser af processen. Vi kan håndtere alt fra udformning af udbudsmateriale og identifikation af potentielle leverandører til evaluering af tilbud og forhandling af kontrakter.
Vores overordnede mål er at sikre, at virksomheder opnår den optimale løsning til den mest attraktive pris, samtidig med at alle relevante regler og standarder overholdes. Ved at stole på vores ekspertise kan du være tryg ved, at udbudsprocessen balancerer kvalitet, omkostninger og service på den mest hensigtsmæssige måde for din virksomhed.
Læs mere om vores ydelser:
Kvalitetssikring af facility management
ServiceTjek
Gennem vores koncept, ServiceTjek, foretager vi løbende inspektion af de relevante lokationer i jeres organisation og sikrer, at der altid er fuld overensstemmelse mellem pris og kvalitet i serviceydelserne.
Kontraktstyring
Under kontraktperioden kan der opstå udfordringer eller uenigheder med leverandøren. I disse tilfælde er vi klar til at håndhæve kontrakterne på jeres vegne og levere skarp juridisk kontraktstyring, der støtter jer i dialogen med jeres leverandør.
Mangler du udbudsrådgivning til en specifik serviceydelser?
Se vores oversigt over serviceydelser, som vi er specialiseret i. Find listen ved at trykke på knappen nedenfor.