Anvendelse af ”light regimet” ved kantineudbud

Kort om light regimet

Reglerne om ”light regimet” findes i Udbudslovens afsnit III og er en særlig mulighed for indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser, der overstiger den normale tærskelværdi for udbudspligt, men samtidig er under tærskelværdien for ”light regimet”. Generelt for disse specifikke ydelser gælder det, at de vurderes at have en begrænset grænseoverskridende interesse og leveres i en særlig sammenhæng, som varierer fra medlemsstat til medlemsstat. En af disse ydelser er bl.a. kantinedrift, hvilket er noget, vi i høj grad beskæftiger os med hos Servicemægleren A/S.

Fordele ved anvendelsen af ”light regimet”

Som det også fremgår af udtrykket ”light regimet”, er dette en mere lempelig procedure end de generelle procedurer, der er fastsat i afsnit II i Udbudsloven. Ordregiver skal dog stadig overholde principperne om gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet. Mere specifikt giver ”light regimet” Ordregiver en betydelig større fleksibilitet i forbindelse med udbuddet. Ordregiver behøver bl.a. ikke udarbejde et detaljeret udbudsmateriale udover en beskrivelse, der muliggør, at evt. leverandører kan identificere indkøbets centrale elementer og mindstekrav.

I forbindelse med udbuddet kan Ordregiver vælge at begrænse feltet af ansøgere. Hvis Ordregiver ønsker dette, skal proceduren for udvælgelsen fremgå af udbudsmaterialet, men der er ikke høje krav til beskrivelsen af disse før prækvalifikationen har fundet sted, hvilket blev fastslået i en nylig kendelse fra Klagenævnet for Udbud:

Sagen drejede sig kort om udbuddet af en rammeaftale om vikarydelser til en række hospitaler, inden for rammerne af ”light regimet”. Ordregiver havde i udbudsbekendtgørelsen bl.a. angivet, at ”prisen er ikke det eneste tildelingskriterium, og alle kriterier er udelukkende anført i udbudsdokumenterne”. Klagenævnet valgte ikke at tilsidesætte dette og understregede, at det kun ville ske i tilfælde, hvor de andre tildelingskriterier var af usædvanlig karakter eller kunne have væsentlig indflydelse på, om en virksomhed ville deltage i prækvalifikationen – hvilket ikke var tilfældet i denne sag. Det skal nævnes, at dette kun er en kort gengivelse af kendelsen, og at en væsentlig del af præmisserne og omstændighederne er udeladt – yderligere information kan findes i Klagenævnet for Udbuds afgørelse (J.nr. 23/14095).

De mere lempelige regler medfører også, at Ordregiver i højere grad kan gøre brug af markedsdialoger og forhandlinger under processen, hvis dette er angivet fra start. Dette skyldes, at udbud inden for ”light regimet” ikke er bundet til en af de standardiserede processer, der fremgår af udbudsloven. Der skabes derfor mere fleksible rammer i ”light regimet”, som Ordregiver kan drage fordel af.

Særligt i forbindelse med udbud af kantinedrift

Kantineudbud har ofte en mere kompleks karakter, da det ønskede sortiment kan variere meget, og det kan være udfordrende at definere rammerne for en økonomisk rentabel kantineløsning. Der er også betydelige forskelle i forhold til ekstraservice, såsom mødeforplejning, arrangementsforplejning og specielle temadage/uger. Denne kompleksitet gør opgaven svær at definere præcist på forhånd og rejser spørgsmål omkring tilskud fra Ordregiver, salg ud af huset, forpagtningsafgifter og virksomhedsoverdragelse.

Hos Servicemægleren A/S har vi gode erfaringer med at anvende ”light regimet” i forbindelse med udbud af kantinedrift, da det giver mulighed for mere fleksible rammer. Dette er især en fordel ved kantineudbud, hvor Ordregiver ikke har en klar idé om kantinens sammensætning og tilpasninger på forhånd. Dette gælder ofte ved nyetablerede kantiner, hvor behovene hos brugerne ikke er fuldt afklarede. I sådanne tilfælde skal tekniske løsninger tilpasses i dialog/forhandling med kantinebranchen.

Hvis du er interesseret i at høre mere omkring ’’light regimet’’ og kantineudbud generelt, er du velkommen til at kontakte os for sparring.