Offentligt udbud
Professionelle serviceaftaler med offentlige udbud
Ofte vil der være både økonomiske og administrative gevinster ved at outsource serviceydelser som rengøring, kantinedrift, vagt og sikring mm. En udlicitering eller et offentligt udbud er dog en omfattende proces, der kræver både tid, erfaring og dyb faglig indsigt i serviceydelserne, og ikke mindst i den komplekse lovgivning på området inden for offentlige udbud.
Med vores rådgivning inden for offentlige udbud sikrer vi, at jeres virksomhed eller organisation kommer optimalt igennem hele udbudsforløbet. Vi klarer alle de praktiske opgaver fra start til slut og tager hånd om de juridiske detaljer, uanset om I skal gennemføre et EU-udbud, miniudbud eller et udbud under tærskelværdierne.
Dermed har I de bedst mulige forudsætninger for at indgå den bedst mulige serviceaftale til den rigtige pris og kvalitet.
Ekspertise i offentligt udbud
I mere end 30 år har vi arbejdet med offentlige udbud inden for en bred vifte af serviceydelser. Kernen i den rådgivning, I vil modtage hos Servicemægleren, indebærer netop kombinationen af et højt udbudsjuridisk niveau og fagkendskab inden for de nødvendige serviceydelser. Vi har specialiseret os inden for en række fagområder og brancher inden for facilitetsområdet, og her kan du læse mere om de forskellige udbudsydelser.
Vores tilgang til at løse jeres udbudsopgave består af en struktureret og samtidig fleksibel fremgangsmåde, hvor tilpasning og skræddersyning til netop jeres behov er i fokus. Vi stræber derfor også efter at levere rådgivning, der er tæt på kunden og giver jer den bedste oplevelse i forbindelse med gennemførelsen af et offentligt udbud.
Udbudsprocessen fra A til Z
Vi sørger for at have en klar procesplan fra starten, hvilket letter forløbet betydeligt for jer. Desuden håndterer vi dialogen med jeres enheder og sikrer dermed en kravspecifikation i overensstemmelse med jeres ønsker. Vores mål er at beskrive opgaven så præcist som muligt og udforme udbudsmaterialet på bedst mulig vis, så I kan indgå tilfredsstillende serviceaftaler med leverandørerne.
Vores umiddelbare tilgang til løsning af offentlige udbud er at tage ansvar for hele processen fra A til Z. Det indebærer, at vi er til rådighed for jer fra den indledende dialog og indtil der er en leverandøraftale underskrevet og på plads. Vi kan også agere som supplerende rådgivere og dermed indtage rollen som sparringspartnere ved siden af jeres egne udbudskonsulenter. Her vil vi sikre, at vi bidrager med vores faglige ekspertrådgivning vedrørende den konkrete serviceydelse og samtidig tilbyder vores udbudsjuridiske rådgivning om, hvordan opgaven kan løses på bedst mulig vis.
En typisk proces for et offentligt udbud indebærer følgende trin
⒈ Behovsafdækning
Vi udarbejder en tydelig tids- og handlingsplan for hele udbudsforløbet. Samtidig identificerer vi jeres servicebehov og foretager fysiske besigtigelser af alle jeres bygninger. Baseret på denne viden giver vi anbefalinger om, hvordan I kan opnå tilfredsstillende serviceniveau i forhold til jeres økonomi. Ofte begår organisationer fejlen at fortsætte med at købe serviceydelser i samme omfang som tidligere, uden nødvendigvis at afspejle deres reelle behov. Vi udfordrer jer derfor, for at identificere den rette serviceløsning for jeres specifikke behov.
⒉ Klare & skræddersyede kravspecifikationer
Når jeres behov er afdækket, udarbejder vi udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet inkluderer en detaljeret kravspecifikation samt eventuelle nødvendige bilag, såsom tegningsmateriale og faglige definitioner. En effektiv serviceaftale kræver en præcis beskrivelse af opgaven, så der ikke er plads til tvivl om aftalens indhold, og for at undgå mulighed for smuthuller i kontrakten. Samtidig er det afgørende, at hele processen overholder gældende lovgivning og retspraksis for at undgå juridiske konflikter. Med både teknisk viden om serviceydelser og juridisk ekspertise er vi i stand til at udforme en klar og forståelig serviceaftale. Vi tager os også af udarbejdelsen af jeres kontrakt og udbudsbetingelser
⒊ Dialog med leverandører
Vi annoncerer det offentlige udbud, og efter en eventuel prækvalifikation ender det typisk med en gruppe på 5-7 tilbudsgivere, afhængigt af jeres ønsker. Vi håndterer hele dialogen med tilbudsgiverne og sørger for, at de får alle relevante oplysninger, såsom udbudsmateriale, bygningstegninger og nødvendige bilag. Hvis leverandørerne har praktiske eller kontraktmæssige spørgsmål eller kommentarer, svarer vi også på dem. Vi sikrer, at alle tilbudsgivere behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning for at undgå juridiske tvister.
⒋ Bedste-bud & evalueringsanalyse
Når tilbuddene er indhentet, præsenterer vi dem for jer i et overskueligt skema og vurderer, hvilken leverandør der har afgivet det bedste tilbud. Vores vurdering er 100% objektiv og omfatter både objektive faktorer (såsom pris og estimeret tidsforbrug) samt mere subjektive parametre (såsom leverandørens kvalitative beskrivelse af deres løsningsforslag). Vores vurdering tager ikke kun højde for prisen, men også for den servicekvalitet, som leverandøren tilbyder. Takket være vores markedskendskab kan vi sammenligne tilbudene og give jer rådgivning om fordele og ulemper ved hvert enkelt tilbud.
⒌ Saglig redegørelse
Når den rette leverandør er fundet, sikrer vi, som lovgivningen kræver, at vi udarbejder en objektiv redegørelse for jeres valg af leverandør, som vi sender til de tilbudsgivere, der ikke blev valgt. Hvis I ønsker mere information om udbudslovgivning og regler i forbindelse med et offentligt udbud, er I velkomne til at kontakte os!
Få den service, I betaler for
Når I har gennemført et offentligt udbud og indgået kontrakt med jeres nye leverandør, bliver kvaliteten af den aftalte serviceydelse virkelig afprøvet. Med vores koncept, ServiceTjek, foretager vi løbende inspektioner af de relevante steder i jeres organisation og sikrer, at der altid er fuld overensstemmelse mellem pris og kvalitet i serviceydelserne.
Under kontraktperioden kan der også opstå udfordringer, problemstillinger og tvister, eller der kan opstå uenigheder om leverancer. I disse tilfælde er vi klar til at håndhæve kontrakterne på jeres vegne og levere skarp juridisk kontraktstyring, der støtter jer i dialogen med jeres leverandør.
» Efter at have fundet den rette leverandør og indgået en serviceaftale, sørger vi også for at kontrollere, om kontrakten overholdes. Kvaliteten af jeres serviceaftale bliver virkelig testet. Via vores koncept, ServiceTjek, foretager vi løbende inspektioner af relevante steder i jeres organisation for at sikre, at der altid er en fuld overensstemmelse mellem pris og kvalitet i de serviceydelser, der er aftalt i jeres serviceaftale.
» Dette gøres ved at besøge jeres lokationer et antal gange om året og gennemføre omfattende tjek. Vi udarbejder en rapport, der dokumenterer det faktiske rengøringsniveau og identificerer eventuelle mangler eller fejl. Dette har også en forebyggende effekt over for leverandøren, da de er klar over, at en uafhængig tredjepart udfører kontroller, hvilket kan påvirke deres tilgang til rengøringsopgaverne fra begyndelsen.
» Med ServiceTjek er I sikret det niveau af rengøring, som I betaler rengøringsselskaberne for. Via vores inspektioner og rapporter har I et solidt fagligt argument i dialogen med leverandøren, hvis det viser sig, at rengøringskvaliteten er betydeligt under det niveau, der er fastsat i jeres serviceaftale. Ydermere kan I skabe indre tryghed i organisationen ved at dokumentere for jeres kollegaer, at I faktisk modtager den service, I betaler for.
1 times GRATIS rådgivning
Du kan booke et gratis og uforpligtende møde, hvor vi sammen kan finde den bedste løsning for dig og din virksomhed eller organisation.